Шаттл для корпоратива в Вене: организованный развоз сотрудников

Опрос перед праздником и отъезды волнами

Что спросить вместе с приглашением

Вместе с приглашением спросите три вещи: нужен ли человеку развоз домой, примерное желаемое время отъезда и район назначения. Района или названия общины на этом этапе достаточно, точный адрес пока не нужен. Участие оставьте добровольным и без обязанности объяснять причину. Тот, кто написал, что приедет на своей машине, всё равно должен иметь возможность сесть в шаттл спонтанно.

По опыту откликается не весь коллектив: часть живёт в пешей доступности, часть остаётся только до ужина. Планируйте по фактическим ответам плюс примерно десять процентов запаса, а не по числу приглашённых.

Волны вместо отъездов по требованию

Больше всего помогает заранее объявленное время отъезда. Определите две-три волны, укажите их в приглашении и повесьте листок у гардероба. Типичный порядок для праздника, который начинается в 19 часов, выглядит так:

• Ранняя волна около 22:30 — гости с долгой дорогой, родители маленьких детей и все, кому рано вставать.
• Основная волна между 00:00 и 01:00 — самая большая группа, обычно после окончания официальной программы.
• Поздняя волна около 02:00 — оставшиеся, и их часто заметно меньше, чем ожидалось. Здесь нередко хватает одного автомобиля.

Реализовать это можно двумя способами. Либо несколько автомобилей стоят одновременно и выезжают параллельно, либо один автомобиль делает несколько кругов. Круговой вариант обычно дешевле, но требует времени: в зависимости от района один автомобиль тратит на круг примерно час. При интервале между волнами в девяносто минут это, как правило, складывается; при более плотном графике нужен второй автомобиль.

Автомобили, вместимость и расчёт по часовым пакетам

Для корпоративных праздников мы работаем преимущественно с Mercedes V-Class: в нём едут вместе до восьми человек, причём и в том случае, если у каждого с собой вещи — одновременно помещается до восьми чемоданов. Для небольших групп, опоздавших или отдельных почётных гостей добавляются остальные автомобили:

• Premium Van Mercedes V-Class · до 8 человек и до 8 чемоданов одновременно, от 99 € в час. Основной автомобиль для работы волнами.
• Economy (как правило, универсал среднего класса) — до 3 человек и до 3 чемоданов, от 59 € в час. Разумный вариант для поздней небольшой группы.
• Premium Mercedes E-Class · до 3 человек, от 69 € в час.
• First Class Mercedes S-Class · до 3 человек, от 149 € в час. Для руководства или приглашённых гостей, когда поездка должна выглядеть представительно.

Часовой пакет или фиксированная цена за маршрут

Возможны оба варианта, и решает то, сколько времени автомобиль проводит в ожидании. Если автомобиль занят весь вечер, делает несколько кругов и между ними стоит наготове, более понятной расчётной схемой будет почасовой пакет: пакеты начинаются от 3 часов, обычно берут 4 часа на вечер с двумя волнами и 8 часов на длинные праздники, максимум 12 часов подряд. Если же поездок немного и они чётко определены — например, три группы около полуночи, — мы считаем каждый маршрут отдельно по фиксированной цене.

Пример расчёта для ориентира

Допустим, компания получила от 45 приглашённых 26 подтверждений на развоз, распределённых по трём направлениям и двум волнам. Планируются два Mercedes V-Class с 22:00 до 02:00, то есть по одному 4-часовому пакету на каждый; за это время оба автомобиля делают по два-три круга. Альтернатива для длинных праздников — один Mercedes V-Class на 8 часов начиная с 20:00, который заодно закрывает и ранние отъезды.

Все названные суммы — ориентировочные значения «от» за час, а фактическая цена зависит от автомобиля, продолжительности и маршрута. Для отдельных маршрутов фиксированную цену показывает калькулятор на этой странице, а для часовых пакетов сумму мы фиксируем в письменном предложении — в том числе для поездок после полуночи.

Счёт на компанию и обращение со списками сотрудников

Один счёт вместо тридцати чеков

Для корпоративных клиентов после согласования развоз домой оформляется на компанию: после мероприятия Вы получаете сводный счёт с реквизитами фирмы, номером плательщика НДС (UID) и, по желанию, с центром затрат или номером заказа в тексте документа. Ваши гости в этот вечер не платят ничего и ничего не авансируют — на практике это избавляет бухгалтерию от тридцати отдельных авансовых отчётов. Для корпоративных клиентов после согласования оплата производится переводом после выставления счёта или заранее закреплённой корпоративной картой; в остальных случаях — онлайн при бронировании. Для компаний с регулярной потребностью мы фиксируем постоянные условия; это касается и поездок на балы, гала-вечера и концерты.

Список на развоз и защита данных

Для выполнения поездок нам нужно меньше данных, чем обычно предполагают:

• Для планирования достаточно района назначения и желаемого времени. Имена Вы можете заменить сокращениями или номерами.
• Точные адреса передаются водителю только к соответствующей волне, либо гость называет адрес сам уже в автомобиле.
• Одного мобильного номера на группу в автомобиле, как правило, достаточно для согласования. Не каждый человек должен быть указан как контактное лицо.
• Мы используем эти сведения исключительно для выполнения поездок. После мероприятия они нам больше не нужны, а для счёта достаточно данных Вашей компании. Подробности изложены в нашей политике конфиденциальности.
• Удалите список и внутри компании после праздника. Из плана развоза не должно получаться документа о том, кто и как долго оставался на празднике.

Проводить ли опрос через совет работников, отдел персонала или простую форму, решаете Вы. Согласуйте это с ответственным за защиту данных в Вашей организации: мы работаем с тем, что Вы нам передадите.

Вопросы и ответы

С какого числа участников шаттл для корпоратива имеет смысл?

Разумным он становится примерно от восьми-десяти человек, едущих в схожем направлении. Ниже этого порога проще заказать отдельные поездки по фиксированной цене. В большую сторону мы комбинируем несколько автомобилей и несколько кругов.

Сколько автомобилей нужно примерно на 40 гостей?

Как ориентир: если развоз запрашивают около 25 человек и они распределяются на две волны, реалистичным решением будут два Mercedes V-Class с двумя-тремя кругами каждый. Пришлите нам список, отсортированный по направлениям, и мы просчитаем именно Ваш вечер.

Сколько стоит шаттл на рождественский корпоратив?

Расчёт идёт либо через часовые пакеты — ориентировочно от 59 € в час для Economy и от 99 € в час для Mercedes V-Class с восемью местами, — либо через фиксированные цены за каждый маршрут. Какой вариант выгоднее, видно, как только известны время и районы назначения. Отдельные маршруты Вы в любой момент можете проверить в калькуляторе самостоятельно.

На каком языке проходят бронирование и общение с водителем?

Расчёт стоимости и бронирование доступны на русском языке. Общение с диспетчерской и водителем ведётся на немецком или английском — напишите нам в WhatsApp, так удобнее всего: сообщение можно спокойно перевести. Для организатора это обычно самый практичный путь, потому что адреса, время волн и список групп остаются в переписке в письменном виде.

Вы возите и в пригороды, например в Нижнюю Австрию или Бургенланд?

Да. Но для тех, кто ездит на работу издалека, целью часто оказывается вокзал или перехватывающая парковка, где стоит собственная машина. Спрашивайте при опросе оба варианта.

Как рассчитывается поездка посреди ночи?

Так же, как любая другая: по автомобилю и продолжительности при часовом пакете и по маршруту при фиксированной цене. Стоимость отдельного маршрута Вы видите в калькуляторе, а сумму часового пакета — в предложении, то есть ещё до праздника.

Что делать, если поехать захочет больше гостей, чем записалось?

Если вместимости одной волны не хватает, мы ещё в этот же вечер проверяем, свободен ли дополнительный автомобиль. В сильно загруженные декабрьские выходные это удаётся не всегда — именно поэтому при планировании закладывается запас.

За сколько времени стоит бронировать?

Для праздников в декабре, особенно по четвергам и пятницам, мы рекомендуем четыре-шесть недель. В остальное время года обычно достаточно одной недели. Запросы в последний момент мы охотно проверим, но не каждый размер автомобиля можем подтвердить сразу.

Можете ли Вы организовать и дорогу на праздник?

Да, поездки туда мы планируем по тому же принципу — с точками сбора, например от офиса компании или от вокзала. Потребность по дороге на праздник обычно меньше, потому что многие гости приезжают прямо с работы.

Кто и как платит в конце вечера?

Гости в этот вечер не платят ничего. Для корпоративных клиентов после согласования оплата идёт переводом после выставления счёта или заранее закреплённой корпоративной картой, и Вы получаете один сводный счёт с реквизитами компании; в остальных случаях оплата производится онлайн при бронировании.

Поместятся ли вещи и чемоданы гостей?

В Mercedes V-Class одновременно едут до восьми человек и помещается до восьми чемоданов. В Economy это до трёх человек и до трёх чемоданов. Если у части гостей с собой крупный багаж, укажите это при запросе, чтобы мы учли его при распределении по автомобилям.

Как водитель найдёт нашу группу на площадке?

Через одного ответственного со списком отъездов у выхода или у гардероба. Водитель обращается к этому человеку, а тот собирает свою группу. Так никого не приходится искать по залу.

Обязательно ли передавать Вам имена и домашние адреса сотрудников?

Нет. Для планирования достаточно района назначения и желаемого времени, а имена можно заменить сокращениями или номерами. Точный адрес гость называет водителю сам уже в автомобиле.