Viyana’da şirket etkinliği servisi: ekibiniz için planlı dönüş yolu

Şirketler dönüş yolunu neden kendileri planlıyor

Bir şirket kutlaması, toplu taşımanın sık çalıştığı saatlerde nadiren biter. Mekânların çoğu da bilinçli olarak şehrin kenarında seçilir: Neustift’teki bağ evleri (Heuriger), Liesing, Simmering ya da Floridsdorf’taki etkinlik salonları, şehir sınırındaki işletme alanları. Kutlama gece yarısına doğru dağıldığında misafirlerinizi uzun bekleme aralıkları, birkaç kez aktarma ya da herkesin kendi başına pazarlık ettiği bir taksi arayışı bekler. Vedalaşma böylece bir saati aşabilir.

Bir de kurum içinde çoğu zaman alçak sesle konuşulan bir konu var: kutlamada alkol servis edilir. Kendi arabasıyla gelen kişi, akşamın sonunda birçok şirketin yalnızca çalışanın kendisine bırakmak istemediği bir kararla baş başa kalır. Bu yüzden organize dönüş, önce bir özen meselesidir, sonra konfor. Konunun iş hukuku açısından nasıl değerlendirileceğini lütfen kendi kurumunuz içinde netleştirin; biz araçları ve akış planını sağlıyoruz.

Servis ayrıca akşamdan sessiz bir dengesizliği de kaldırır. Servis olmadığında genellikle hep aynı kişi ayık kalır ve sonunda üç iş arkadaşını evlerine bırakır. Sabit bir dönüş planıyla bütün misafirler eşit konumdadır.

Otuz ayrı adres yerine toplanma noktaları

Maliyeti asıl artıran şey katedilen yol değil, durak sayısıdır. Her durak vedalaşma, inme binme ve trafiğe yeniden karışma ile birlikte beş ila on dakika götürür. Viyana’nın dört bir yanına dağılmış altı ayrı adres kolayca iki saatlik bir yolculuğa dönüşür; aynı altı kişi iki yön grubuna ayrıldığında bu sürenin yarısında evde olur.

Yönlere göre gruplayın

Gelen yanıtları departmana ya da unvana göre değil, kabaca yöne göre ayırın. Üç ya da dört yön grubu pratikte iyi işler: batı (13.–19. bölgeler / Bezirk), güney (10., 12., 23. bölge ile Mödling ve Baden), kuzey ve doğu (2., 20.–22. bölgeler, Gerasdorf) ve merkez bölgeler. Şu kurallar kendini kanıtladı:

• Bir yolculukta en fazla üç ya da dört durak olsun; sonrası, en sonda inenler için rahatsız edici derecede uzuyor.
• Sıralama güzergâha göre yapılsın, şirketteki konuma göre değil. Bu hem zaman kazandırır hem tartışmayı baştan bitirir.
• Bir yolculuğun son durağı rahatlıkla en uzak adres olabilir. Böylece sonunda araçta bekleyen kimse kalmaz.
• Şehrin kenarında tek başına oturan misafir, toplanma noktasına değil kapısının önüne bırakılır. Servis tam olarak bunun için var.

Şehir dışından gelenler için aktarma noktaları

Aşağı Avusturya (Niederösterreich) ya da Burgenland’dan gelen misafirler için hedef çoğu zaman ev adresi değildir: kendi arabaları ya da son tren daha önemlidir. Meidling Garı (Bahnhof Meidling), Viyana Merkez Garı (Hauptbahnhof), Floridsdorf ya da arabalarını bıraktıkları otopark (Park-and-ride) bu yüzden sık sık asıl varış noktasıdır. Bunu anketle birlikte açıkça sorun. Gara yapılan bir yolculuk, Wiener Neustadt’a gitmekten belirgin şekilde kısadır ve ilgili kişi için aynı ölçüde işe yarar.

Tek kalkış noktası, tek liste, tek muhatap

Etkinlik alanında görünür bir buluşma noktasına, tercihen çıkışın ya da vestiyerin yanında, ve dönüş listesini elinde tutan bir kişiye ihtiyacınız var. Şoförlerimiz otuz kişiyle tek tek değil, bu kişiyle görüşür. Bu, salonda anons yapılmasını ve aracın yanında geçen bekleme dakikalarını ortadan kaldırır.

Akşamın kendisi: erken çıkan, geç kalan, sonradan katılan

Bir dönüş planının sonuna kadar hiç değişmeden kalması nadirdir. Akışımız en sık görülen sapmalara göre kurulmuştur.

Biri daha erken çıkmak isterse

Bu genellikle 21 ile 22 arasında olur. İki yol açıktır: erken dalga birkaç dakika öne çekilir ya da o akşamki müsaitliğe bağlı olarak sabit fiyatla ek bir araç göndeririz. Aralık ayındaki kutlamalarda bu ihtimali önceden konuşmak daha iyidir, çünkü yoğun akşamlarda her araç son anda serbest olmayabilir.

Biri sonradan binmek isterse

Devam eden bir dalgadaki boş yerleri sorunsuz şekilde dağıtırız; sizin belirlediğiniz muhatap kişiyi listeye sonradan ekler. Planlamadaki pay tam da bu yüzden değerlidir: sekiz kişilik bir V-Class’ta altı kayıt varsa hâlâ yer vardır.

Akşam uzarsa

Son dalganın duyurulmuş bir saati olmalı, yoksa bir araç iki misafir için saat üçe kadar bekler. Akşam gerçekten daha fazla zamana ihtiyaç duyarsa, araç o gece için başka bir işe yazılmamışsa saatlik olarak uzatırız. Akşam sırasında kısa bir telefon, bunu zamanında planlamamız için yeterlidir.

Fazla kutlamış misafirler

Şoförlerimiz bu durumu sakin ve yorum yapmadan karşılar. Birinin kapısına kadar eşlik edilmesi gerekiyorsa ya da bir kişinin tek başına inmemesi gerekiyorsa lütfen bize haber verin. Aracın kirlenmesi durumunda, rezervasyon sırasında sizinle birlikte yazılı olarak belirlediğimiz masraf kuralı geçerlidir.

Sorular ve yanıtlar

Şirket etkinliği servisi kaç kişiden itibaren mantıklı olur?

Yaklaşık sekiz ila on kişi benzer yöne gidiyorsa anlamlı hâle gelir. Bunun altında, sabit fiyatlı tek tek yolculuklar çoğunlukla daha basit bir çözümdür. Yukarı doğru ise birkaç aracı ve birkaç turu birleştiriyoruz.

Yaklaşık 40 misafir için kaç araca ihtiyacım olur?

Yol gösterici bir ölçü: yaklaşık 25 kişi kayıt yaptırır ve bu kişiler iki dalgaya dağılırsa, her biri iki ya da üç tur yapan iki V-Class gerçekçi bir kurgudur. Listeyi yönlere göre ayırıp bize gönderin, sizin akşamınız için baştan sona hesaplayalım.

Bir yıl sonu kutlaması için servis ne kadar tutar?

Hesap ya saatlik paketler üzerinden yürür (Economy için saati 59 €’dan, sekiz kişilik V-Class için saati 99 €’dan başlayan yol gösterici değerler) ya da güzergâh başına sabit fiyat üzerinden. Hangi seçeneğin daha hesaplı olduğunu, saatler ve hedef bölgeler netleştiği anda görürüz. Tek tek güzergâhları istediğiniz zaman fiyat hesaplayıcıda kendiniz kontrol edebilirsiniz.

Bir araca kaç kişi ve kaç valiz sığıyor?

Mercedes V-Class’a 8 kişiye ve aynı anda 8 valize kadar, Economy’ye 3 kişiye ve 3 valize kadar sığar. Mercedes E-Class ve Mercedes S-Class 3 kişiye kadar taşır. Kış aylarında kalın montlar ve hediye paketleri de yer kapladığı için, kayıt sayısını aracın üst sınırına dayamamak işinizi kolaylaştırır.

Viyana dışına, Aşağı Avusturya ya da Burgenland’a da gidiyor musunuz?

Evet. Ancak şehir dışından gelenler için hedef çoğu zaman bir gar ya da kendi arabalarının durduğu otoparktır. Talep anketinde her iki seçeneği de sorun.

Gece yarısından sonraki bir yolculuk nasıl hesaplanır?

Diğer bütün yolculuklar gibi: saatlik pakette araca ve süreye göre, sabit fiyatta güzergâha göre. Tek bir güzergâhın değerini fiyat hesaplayıcıda, saatlik paketin tutarını ise teklifte görürsünüz, yani kutlamadan önce.

Bildirilenden daha fazla misafir binmek isterse ne olur?

Bir dalganın kapasitesi yetmezse, daha o akşam boşta araç olup olmadığını kontrol ederiz. Aralık ayının yoğun hafta sonlarında bu her zaman mümkün olmaz; planlamadaki pay tam da bu yüzden önemlidir.

Ne kadar önceden rezervasyon yaptırmalıyım?

Aralık ayındaki kutlamalar için, özellikle perşembe ve cuma günleri, dört ila altı hafta önceden haber vermenizi öneririz. Yılın geri kalanında çoğunlukla bir hafta yeterlidir. Kısa vadeli talepleri memnuniyetle inceleriz, ama her araç boyutunu son anda taahhüt edemeyiz.

Gidiş yolculuğunu da siz üstlenebilir misiniz?

Evet, gidişleri de aynı mantıkla, toplanma noktaları üzerinden planlıyoruz; örneğin şirket merkezinden ya da gardan. Gidişte talep genellikle daha küçüktür, çünkü misafirlerin çoğu doğrudan iş yerinden gelir.

Misafirler akşam kendileri ödeme yapıyor mu?

Hayır. Misafirleriniz araçta hiçbir şey ödemez. Ödemeyi şirketiniz yapar: onaylı kurumsal müşteri olarak faturadan sonra havaleyle ya da kayıtlı şirket kartıyla, aksi hâlde rezervasyon sırasında çevrim içi.

Türkçe iletişim kurabilir miyiz?

Evet. Talepleri Almanca ve İngilizcenin yanında Türkçe de yanıtlıyoruz. Türkçe yazabilir, Türkçe arayabilirsiniz. Sitedeki fiyat hesaplayıcı da tamamen Türkçedir, yani güzergâhı ve sabit fiyatı kendi dilinizde kontrol edebilirsiniz.

Fazla içmiş bir misafir olursa ne yapıyorsunuz?

Şoförlerimiz bu durumu sakin karşılar ve yorum yapmaz. Kapıya kadar eşlik edilmesi gerekiyorsa bunu önceden bize söyleyin. Araç kirlenirse, rezervasyon sırasında birlikte belirlediğimiz masraf kuralı geçerli olur.

Planlama için hangi bilgileri göndermem gerekiyor?

Başlangıç için tarih, etkinlik yeri, dönüş servisi isteyen misafirlerin yaklaşık sayısı ve planladığınız kalkış saatleri yeterlidir. Tam adresler ve isimler bu aşamada gerekmez; hedef bölge ve istenen saat planı kurmaya yeter.